Modelo de automatización y optimización de informes en la UEN logística de Metroparques

Abstract

El presente Business Case aborda la automatización del proceso de generación de informes contractuales en la Unidad Estratégica de Negocio (UEN) Logística de Metroparques EICE. Actualmente, la elaboración manual de estos informes requiere entre 6 y 10 días hábiles por informe y representa entre el 40% y el 60% del tiempo laboral del equipo, generando duplicidad de esfuerzos y limitando su capacidad para desarrollar funciones analíticas y estratégicas. Para atender esta problemática, se evaluaron tres alternativas mediante un análisis técnico y financiero, identificándose como opción propuesta la Alternativa 3, que integra herramientas del ecosistema Microsoft 365 (Power Automate, Power BI y SharePoint) con inteligencia artificial generativa. Su implementación permitiría reducir en un 60% los tiempos de elaboración, pasando de un promedio de 8 a 3 días hábiles por informe, y liberar aproximadamente 1.200 horas-hombre anuales. En un horizonte de tres años, con una inversión inicial de $45 millones COP, el proyecto alcanza un Valor Presente Neto (VPN) de $145,7 millones COP, un Retorno sobre la Inversión (ROI) del 411% y un período de recuperación de 7 meses. Estos resultados sustentan la implementación de la alternativa propuesta, orientada a fortalecer la eficiencia operativa y transformar el talento humano hacia funciones de mayor valor agregado.