Modelo de optimización organizacional y tecnológica para fortalecer la eficiencia operativa del área de gestión de cobro prejurídico de CIFUENTES ABOGADOS Y ASOCIADOS S.A.S.

Abstract

Este Business Case tiene como objetivo recomendar la alternativa de optimización organizacional y tecnológica más conveniente para fortalecer la eficiencia operativa del área de gestión de cobro prejurídico de CIFUENTES ABOGADOS & ASOCIADOS S.A.S., ante el crecimiento de la cartera y las mayores exigencias de seguimiento y reporte, sin un fortalecimiento proporcional de la capacidad operativa y tecnológica. Para su desarrollo se empleó un enfoque mixto y la metodología de Business Case, integrando entrevistas, revisión documental, análisis operativo, mapeo de procesos AS-IS y TO-BE. El diagnóstico evidenció actividades manuales, información dispersa, reprocesos y limitada trazabilidad. A partir de estos hallazgos se evaluaron tres alternativas: Machine Learning, Microsoft Copilot y un CRM jurídico especializado. Mediante una matriz de criterios ponderados y un análisis financiero basado en VPN, TIR, ROI y periodo de recuperación, Microsoft Copilot obtuvo la mayor valoración general y los mejores resultados financieros, con VPN positivo, la TIR más alta y un periodo de recuperación cercano a seis meses. Se concluye que su implementación gradual puede reducir tiempos y errores, mejorar el cumplimiento contractual y fortalecer la sostenibilidad organizacional, siempre que esté acompañada de una adecuada gestión del cambio y de los riesgos, así como de la asignación de los recursos requeridos. Machine Learning y el CRM jurídico se proyectan como alternativas para etapas posteriores de madurez digital.